La firma electrónica tiene una utilidad extraordinaria y se ha convertido en una herramienta extendida y utilizada en todos los sectores empresariales. Su utilización permite obtener un procedimiento de firma de documentos ágil, sin que sean necesarias las esperas para recabar firmas manuscritas ni los desplazamientos para su obtención.
El uso de la firma electrónica permite además, verificar la autenticidad de los documentos, pero únicamente en un marco digital o electrónico. Dicho de otro modo, es un error bastante extendido pensar que una impresión de un documento que ha sido firmado digitalmente es completamente válido, cuando lo cierto es que no es así. Cuando un documento se firma haciendo uso de la firma electrónica, y tras ello se imprime para ser utilizado en formato papel, se están destruyendo las propiedades que dotaban de seguridad a la firma en el documento electrónico, ya que con la impresión los documentos físicos no se conservan el conjunto de datos electrónicos o códigos digitales que son precisamente los que dotan de plena validez al documento firmado.
Aún queda lejos el «papel cero», y son muchas las situaciones en que un documento firmado digitalmente, debe presentarse físicamente en un organismo, o los casos en que por cualquier circunstancia, se necesitan varias firmas y no es posible que todas sean firmas electrónicas o manuscritas. En este escenario, deben conocerse las herramientas y aplicaciones que, además de permitirnos la validación de las firmas electrónicas, nos permiten obtener una versión imprimible del documento firmado con un certificado digital.
Así es, la administración electrónica ha puesto a disposición de los ciudadanos los servicios de validación de certificados y firmas digitales a través del portal Valide. Una vez que se ha subido a la plataforma el documento firmado con certificado digital, y siempre que la firma sea válida, se obtiene la versión imprimible del documento que refleja en el margen izquierdo de todas las páginas una franja con el escudo de España, la palabra «firmado», y la siguiente referencia: «Versión imprimible con información de firma generado desde VALIDe (http://valide.redsara.es). Firma Válida.».
De esta forma, sería posible la impresión del documento firmado digitalmente al ser la versión imprimible de dicho archivo digital. A esta versión imprimible del archivo se ha de acompañar la impresión del archivo donde conste la firma digital realizada.
Rafael Roldán Álvarez-Claro
Abogado en Méndez Padilla Abogados & Asociados
